银河yh0076档案馆现为副处级单位，挂靠学校办公室。档案馆现有在编人员4人，设副馆长1人，档案整理与编研科长1人，档案信息与利用副科长1人，毕业生档案管理干事1人。馆址在学校办公楼9楼，全馆总建筑面积约550平方米，其中档案库房建筑面积约380 平方米。 馆内配备的办公设施有电脑，空调，复印机，扫描仪，打印机等；档案管理设施有除湿机，音像防磁柜，温湿控制器，档案密集架，底图柜等。2007年，学校新办公大楼建成投入使用后，档案馆的办公及档案保存条件得到极大改善。2008年，学校还购置了南大之星档案管理系统（网络版），档案编目、登记、统计等基本实现了信息化管理，馆藏档案基本实现了案卷的目录级管理和目录的计算机检索。

档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用学校档案的主要机构，也是学校出具档案证明的主要机构，其工作职责是：对全校档案实行集中统一管理与提供利用，对学校各单位的档案工作实行业务指导和监督检查。

我校档案管理切实履行国家和湖南省颁布的档案管理工作的法律法规，在全校建立了较为完备的档案工作网络和专兼职档案员队伍，制定并修订了适合我校校情的档案管理办法和规章制度，如：《银河yh0076档案管理办法》、《银河yh0076档案实体分类方案》《银河yh0076档案文件归档细则》等。

档案馆非常注重档案的收集整理工作，努力确保各类文件材料收集归档完整、齐全、真实、系统、规范，也非常注重档案的开发利用，近几年，接待来馆人员逐年递增，每年超过100人次。同时，档案馆还积极协助参与学校对档案资料的开发、利用和编研工作，配合党政办完成了学校校志（1933年—2006年）、（2007年—2010年）及学校大事记、年鉴等的编写工作。

档案馆馆藏档案目前有1个全宗，11大门类，有各类纸质档案，照片档案，实物档案，还有一定数量的电子档案（光盘、移动硬盘等）和历届毕业学生留存的学籍档案。