银河yh0076于印发《银河yh0076档案管理办法》的通知

湖财校发〔2023〕163号2023年11月14日)

各单位：

《银河yh0076档案管理办法》及其附件已经11月8日校长办公会审定通过，现印发给你们，请认真组织学习、实施。

银河yh0076档案管理办法

（2023年11月修订）

第一章  总 则

第一条 为了加强学校档案管理工作，进一步提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部、国家档案局令第27号）和《湖南省档案管理条例》等法律法规，结合学校实际，制订本办法。

第二条 本办法所称的档案,是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的历史记录。

第三条 各二级单位在工作活动中形成的有保存价值的档案，由党政办档案室（以下简称学校档案机构）统一集中管理（特殊情况实行二级管理），以确保学校档案的完整、系统、安全。

第四条 档案工作是学校重要的基础性工作，学校将档案工作纳入整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。校内各单位应重视档案工作，将其纳入发展规划和工作计划、纳入管理制度、纳入有银河yh0076人员的职责范围，保障档案工作依法有序开展。

第二章  管理体制及职责

第五条 学校档案工作在学校领导下开展，同时接受省教育厅和省档案局的指导、检查与监督。

第六条 学校成立档案工作委员会，负责全校档案工作的指导、检查、监督与协调。档案工作委员会办公室设在党政办。

第七条 学校档案机构是学校档案工作的管理机构，负责学校档案的管理和服务。全校各二级单位的档案工作接受学校档案机构的业务指导、监督和检查。

第八条 学校档案机构的管理职责是：

（一）贯彻执行国家银河yh0076于档案管理的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）拟定学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案级有银河yh0076资料；

（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）开展档案的开放和利用工作；

（七）开展学校档案工作人员的业务培训，建立和健全学校档案工作网络；

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的校史校情教育、爱国主义教育等文化教育功能；

（九）开展档案学术研究和业务交流活动。

第九条 学校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十条 各二级单位应明确一名负责人分管档案工作，配备专（兼）职档案工作人员，负责本单位档案的收集、整理和归档工作。档案工作人员应保持相对稳定。

第十一条 各二级单位档案工作的职责是：

（一）按照学校有银河yh0076规定做好本单位文件材料的收集、保管、整理、分类、立卷（装盒）等工作；

（二）按归档范围、归档要求，将档案材料按时向学校档案机构移交；

（三）对按照规定不向学校档案机构移交或暂不移交的档案材料，应建立健全相应的科学管理制度，确保档案材料安全，并积极提供服务和利用；

（四）接受学校档案机构的业务指导、监督和检查，维护本单位档案、材料的完整与安全。

第三章 文件材料的归档、移交和接收

第十二条 学校实行纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：

（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机银河yh0076与学校银河yh0076于党群管理的文件材料。

（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机银河yh0076与学校银河yh0076于人事管理、行政管理的材料。

（三）学生类：主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等（其中：入学登记表、学生个人成绩卡、毕业生登记表等提交学校档案机构长期保存，其它材料归入毕业生档案管理）。

（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。

（五）科研类：学校科学研究和科研实践中形成的文件材料。

（六）基本建设类：主要包括基建管理和基建项目建设中形成的文件材料。

（七）仪器设备类：主要包括仪器设备工作管理和仪器设备购买至报废各个环节中形成的文件材料。

（八）出版物类：主要包括学校编辑出版的学报、其他学术刊物及出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。

（九）外事类：学校外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。

（十）财会类：学校财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

（十一）声像类：学校及校属各部门在职能活动中形成的各种声像材料，录音带、照片、视频、录相带等。

（十二）实物类：有银河yh0076本校职能活动和工作范围的各种实物材料，如锦旗、奖状、光荣册、纪念品等。

各类文件材料的具体归档范围，按《银河yh0076档案实体分类方案》（见附件1）和《银河yh0076档案文件材料归档细则》（见附件2）执行。

第十三条 学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。各单位负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本单位教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本单位负责档案工作的人员检查合格并由分管领导审核签字后，向学校档案机构移交。

第十四条 校内各单位按《银河yh0076档案文件材料归档细则》确定的分工安排负责相应门类文件材料的立卷归档。各课题组形成的文件材料交由科研处等项目管理单位审查并进行立卷归档。多部门合作完成的工作或项目，主办部门将一套完整的文件材料立卷归档，协作部门保存与自己承担任务有银河yh0076的档案。

第十五条 学校与其他单位分工协作完成的项目，由学校档案机构保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有银河yh0076的档案正本以外，应当将复制件送交学校档案机构保存。

第十六条 归档的档案材料，应符合下列要求：

（一）纸质档案材料和电子档案材料同步归档；

（二）归档的档案材料齐全完整，如有破损应予以修复并复印，将修复的破损原件附在复印件之后一并归档；

（三）归档的档案材料要遵循其形成规律，保持相互之间的有机联系，区分保存价值，分类组卷；

（四）归档的档案材料用纸应规范，纸质优良，打印字迹清楚，应用黑色笔书写；

（五）案卷标题简明确切，卷内目录、备考表符合规范要求；

（六）归档的档案材料著录信息符合学校档案管理系统要求。

（七）电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行。

第十七条 档案材料归档时间：

1.党群类、行政类、外事类和能按年度归档的文件材料，应在次年5月底前归档（自然年度是指本年1月1日到12月31日）。

2.教学部门的教学综合管理文件于次年5月底前归档，其他各类材料在教学年度满后当年11月底前归档（教学年度是指本年9月1日到次年的8月31日）。

3.科研、基建等部门，应在项目完成后两个月内归档。

4.设备管理性文件在次年5月底前归档，其他设备材料

在开箱验收后两个月内归档。

5.财务管理类文件材料在次年4月底前归档，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由财务部门暂时保管一年，再移交学校档案机构保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经学校档案机构同意。 财务部门临时保管会计档案最长不超过三年。

6.干部人事类材料由人事处按照上级业务部门有银河yh0076规定归档、保管。

7.学校管理信息系统或办公自动化系统产生的电子文件材料应实时归档。

8.全校性重大活动应在活动结束后1月内归档；人物档案及实物档案随时归档。

第十八条 教职工个人在从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。对于个人在非职务活动中形成的重要档案材料，学校档案机构可以通过征集、代管、捐赠等方式进行收集。 学校档案机构征集或接受个人捐献其在非职务活动中形成的重要档案材料，应该对捐赠者颁发捐赠证书。

第十九条 学校档案机构工作人员接收档案时，要检查案卷质量，并根据档案清单与移交人共同核对清点移交案卷，符合要求且核对无误后，交接双方在移交清单（一式两份）上签名（或盖章）。凡不符合要求的档案，档案机构有权拒绝接收。

第四章  档案的管理

第二十条 学校档案机构根据有银河yh0076规定，编制学校档案分类方案和档案文件材料归档细则，对各类档案进行整理、分类、鉴定、编号，应编制多种形式的检索工具，提高利用效果。

第二十一条 档案保管期限：档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

（1）永久：凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对学校和社会有长期利用价值的档案，列为永久保管。

（2）定期：凡反映学校一般工作活动，在较长期时间内对学校和社会有查考利用价值的档案，列为定期保管。

第二十二条 学校档案机构对保管期限已满的档案，要按有银河yh0076规定及时进行鉴定、处理。对已失去保存价值的档案，应在征得有银河yh0076部门同意并造册经校领导批准后，予以销毁。销毁档案时要有两人监销，监销人要在销毁清册上签字。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十五条 学校档案机构应采取先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十六条 建立健全库房管理的规章制度，按照国家有银河yh0076规定配置适宜保管档案的专门库房和必要设施、设备，落实各种安全保护措施，确保档案安全。

第二十七条 定期对所存档案和资料的保管情况进行检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应立即报告，及时处理。

第二十八条 不断改进和完善档案管理工作，加大力度推进档案信息化建设，并采取措施，确保数字化档案信息和电子档案（文件）的长期保存和利用，以增强档案实体（信息）的安全保障能力，提高档案信息资源共享及开发利用能力。

第二十九条 学校档案机构应建立档案统计制度，定期对档案的收集、整理、保管、利用和馆内各种数据情况进行统计；并按国家有银河yh0076规定报送档案工作基本情况统计报表。

第五章 档案的利用与开放

第三十条 学校档案机构应按照国家有银河yh0076规定向学校和社会公布开放档案，提供档案利用服务，充分发挥档案的信息功能。

第三十一条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相银河yh0076登记手续后，均可以利用已开放的档案。境外组织或个人利用开放档案的，按照国家有银河yh0076规定办理。

第三十二条 馆藏档案属下列情况之一者不宜开放和公布：

（一）涉及党和国家秘密的；

（二）涉及专利或技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位限制利用的。

第三十三条 学校档案机构应设立专门的阅览室，提供必要的检索工具，为档案的利用创造便利条件。

第三十四条 学校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构，应当为社会利用档案创造便利条件。用于公益目的的，不收取费用；用于个人或者商业目的的，按照有银河yh0076规定合理收费。

第六章 考核、奖励与处罚

第三十五条 学校建立档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，对表现优秀的单位或者个人给予表彰与奖励。

第三十六条 有下列行为之一的，根据情节轻重，应按照《中华人民共和国档案法》《档案管理违法违纪行为处分规定》《湖南省档案管理条例》的程序和处理方法给予行政处分；情节严重构成犯罪的，移交司法部门处理：

(一)玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

(二)违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

(三)涂改、伪造档案的；

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的；

(五)不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

(六)其他违反档案法律法规的行为。

第七章  附则

第三十七条 本办法未涉及到的有银河yh0076学校档案管理事项，参照国家和湖南省有银河yh0076档案管理法律、法规及行业标准执行。

第三十八条 本办法由学校档案机构负责解释，自发布之日起执行。原《银河yh0076档案管理办法》（院发﹝2014﹞21号）和《银河yh0076于印发<银河yh0076档案实体分类方案>和<银河yh0076档案文件材料归档细则>的通知》（院发〔2014〕22 号）同时废止。

附件：1.银河yh0076档案实体分类方案

2.银河yh0076档案文件材料归档细则