第一章  总    则

第一条 为加强我院档案工作，促进学院档案管理规范化、科学化、制度化，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、国家教育部《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案管理办法》等法规，结合学院实际，特制订本办法。

第二条 本办法所称的档案,是指我院从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对本院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 学院档案工作是学院的重要基础工作之一，是衡量学院教育质量和管理水平的一个重要标志，是学院整体发展规划必

不可少的重要组成部分，必须大力加强对档案工作的领导和管理。

第二章  领导体制、管理机构及职责

第四条 学院档案工作在学院领导下开展进行，同时接受省教育厅和省档案局的指导、检查与监督。

第五条 学院成立档案工作委员会，负责对全院档案工作的指导、检查、监督与协调。档案工作委员会下设办公室，办公室设学院办公室。                               

第六条 学院档案工作实行统一领导、分级负责的原则。学院由一名院领导分管档案工作，各部门主要负责人为本部门档案管理工作第一责任人。

第七条 学院办公室综合档案室负责学院各类档案的收集、保管和利用，并对全院档案工作实行指导、检查与监督。其具体工作任务为：

1、贯彻执行国家银河yh0076于档案工作的政策法规，规划全院档案管理工作。

2、负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、保管、统计全院各类档案及有银河yh0076资料。

3、制订本院档案工作规章制度，指导、检查、监督执行情况，定期向全院通报档案工作开展情况。

4、开展档案的开放与利用工作。

5、参加信息工作的整体化建设，积极开发档案信息资源，负责编辑档案参考资料，编制检索工具。

6、建立和健全全院档案工作网络，组织对全院档案工作人员进行业务培训。

7、参加档案工作协作、学术研究和交流活动。

8、开展档案宣传工作和利用教育活动。

9、完成学院交办的其他工作任务。

第三章  档案工作人员

    第八条 按上级有银河yh0076规定，根据本院规模与馆藏数量，学院为综合档案室配备适量的专职档案员。各部门视情况配备一至两名专（兼）职档案工作人员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。档案工作人员应保持相对稳定。

第九条 档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真贯彻执行党和国家的各项方针政策，严格遵照并执行《中华人民共和国档案法》及《实施办法》，热爱本职工作，保守机密，忠于职守，具备一定的业务素质。

第十条 档案工作人员属档案专业技术人员，按照《档案专业人员职务试行条例》（职改字[1986]第39号）以及本校专业技术人员职务评聘政策，实行专业技术职务聘任制。

第十一条 学院应为档案工作人员提高政治、业务素质和改善经济待遇创造条件，银河yh0076心、支持学院档案员工作。

第四章  经费、库房与设备

第十二条 学院档案工作所需经费，应单独立项，列入学校预算，统筹解决。学院各职能部门应对用于本部门归档文件所需档案装具等设备，在部门经费中给予支持。

第十三条 学院为综合档案室提供符合档案管理要求的档案库房和阅档室。档案库房建设要按《档案馆建筑设计规范》的要求。存放声像、磁盘等特殊载体档案，应设有专门库房并配备防磁柜、恒温、恒湿设施。

第十四条 学院有计划地为综合档案室配置计算机以及复印、录音、照相、录像、扫描、刻录、温湿度自控系统等设备，并购买档案管理软件，逐步实现档案管理现代化。

第五章 文件材料的归档、移交和接收制度

第十五条 学院建立和完善归档制度，做到“三纳入”，即纳入学院、部门的计划和规划，纳入管理制度，纳入各单位领导和有银河yh0076人员的职责范围，确保归档文件材料齐全、完整、安全、准确、系统。

第十六条 学院档案工作应与学院日常管理工作实行布置、检查、总结、验收“四同步”管理。

第十七条 学院实行档案材料“三把银河yh0076”收集制。

一、验收银河yh0076   单价在五万元以上的设备开箱验收和房屋竣工（含隐蔽工程等）验收，必须事先通知综合档案室派人参加核对验收技术文件资料，确认应归档材料，办理登记手续。对基建文件材料不全的工程不能组织竣工验收；对文字、技术文件不全的设备，综合档案室有权拒绝签字并通知财务处暂缓结算，待设备文件材料补齐后，方可办理相应手续。

二、鉴定银河yh0076   学院对科研成果等进行鉴定、验收时必须有综合档案室的人员参加，确认应归档材料，办理登记手续；结题后，由科研处档案工作人员将完整、系统的归档材料整理归档、按期移交综合档案室（学院立项的项目要求原件存档）。

三、报账结算银河yh0076   凡本院人员外出（包括出国）参加各种会议、学术活动、考察等，回校后必须先将会议文件材料交给所属部门的专（兼）职档案员验收登记，院领导的交综合档案室，均凭档案员证明，财务部门方可准予报账结算；科研课题结束或中断试验、基建竣工后，必须将相银河yh0076文件、竣工图、技术资料等交科研处、基建办档案员整理归档，财务部门凭部门档案员归档证明报账、结算；资产管理处招标采购的原始合同和设备采购产生的一系列管理文件及技术文件必须由资产档案管理员及时收集移交到档案室归档，财务处根据部门档案员归档证明方可报账、结算。对归档文件材料不全的课题、工程、合同、设备等不予办理最后结算。待其文件材料补齐后，方可办理结算;

对已登记的基建、科研归档材料，部门未整理移交综合档案室归档的，由本部门承担责任。

第十八条 学院档案实行综合档案室集中保管与个别部门分散保管相结合、纸质档案与电子档案相结合的管理办法。人事档案和晋升专业技术职务所送审的论文、著作、科研成果等，由人事处负责收集、归档保管；学生个人档案由学生处及招生就业处负责收集、归档保管。其它各类档案由各部门积累、整理，并按规定移交综合档案室集中统一管理。

第十九条 实行文书处理部门和业务部门归档制度。归档范围内的文件材料，包括图表、声像、磁盘、光盘等均由具体承办部门负责收集，做到“随办随归”，充分利用文书处理的成果，直接进入归档整理环节，实现文书处理与档案管理一体化目标。

第二十条 各部门档案员，应做好本部门归档材料的平时积累、整理、装订，分类、装盒等工作，以防遗失或损坏。

第二十一条 归档的文件必须齐全完整。已破损的纸质文件材料应予以修整，字迹模糊或易褪变的文件应予以复制，整理归档文件所用的材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求，确保归档材料质量。

第二十二条 各部门档案员应对本部门工作范围和职能活动中形成的各种归档材料，按归档文件的自然形成规律对其进行自然年度的系统整理，包括分类、排列、装订、编号、编目、装盒，做到分类合理，装订规范，美观实用。

第二十三条 学院文件材料的归档范围，主要包括在党群、行政、教学、科研、基建、外事、财会、仪器设备购置与管理等工作活动中形成的各种载体形式的文件材料，具体归档范围参照《银河yh0076档案文件材料归档细则》。

第二十四条 因公外出人员带回的各种资料，以及个人在其从事教学、科研、党务等职务活动中形成的各种载体的文件材料，应交所属部门按有银河yh0076规定整理归档，不得据为己有。

对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，综合档案室可通过征集、代管等形式进行管理。对个人向综合档案室捐赠档案的，学院应表示鼓励。

第二十五条 电子文档由文件形成单位收集积累，指定专人整理编辑，写入光盘，并及时移交综合档案室，统一进行系统整理、鉴定、检查、测试、维护与保管，确保电子文档的完整性、有效性、安全性。

第二十六条 各部门必须定期向综合档案室移交档案，归档移交时间应按以下要求：

1、党群类、行政类、外事类和能按年度归档的文件材料，应在次年5月底前归档移交（自然年度是指本年1月1日到12月31日）。

2、教学部门的教学综合管理文件于次年5月底前归档，其他各类材料在教学年度满后当年11月底前归档移交（教学年度是指本年9月1日到次年的8月31日）。

3、科研、基建等部门，应在项目完成后两个月内归档移交。

4、设备管理性文件在次年5月底前归档移交，其他设备材料

在开箱验收后两个月内归档移交。

5、财务管理类文件材料在次年4月底前归档，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，暂由财务部门保管一年，期满后的次年6月底向综合档案室移交。

6、干部人事类由人事处按照上级业务部门有银河yh0076规定归档、保管。

第二十七条 凡由本院与其他单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存与其所承担任务有银河yh0076的档案正本外，应将复制件送交主办单位保存。

第二十八条 各部门除应定期向综合档案室移交本部门归档材料外，还应将与本部门工作密切相银河yh0076的具有重要参考利用价值的文件材料备份留存，以参考待查。

第二十九条 院属各部门向综合档案室移交的归档材料，由综合档案室派人进行检查，检查合格后填写移交目录，双方履行签字盖章手续，办理移交，并各执一份备查。

第三十条 档案保管期限：保管期限分为永久、定期。

（1）永久：凡反映学院主要职能活动和基本历史面貌，对学校和社会有长期利用价值的档案，列为永久保管；

（2）定期：凡反映学院一般工作活动，在一定时间内对学校和社会有查考利用价值的档案，列为定期保管；

第六章  档案管理

第三十一条 综合档案室按照年度-机构（问题）-期限的分类方法，对档案进行分类、编号与排列。

第三十二条 综合档案室定期开展档案鉴定工作，对保管期满应予销毁的档案，由综合档案室编写销毁清册，征得档案形成部门同意，并报档案工作分管院领导批准后，予以销毁。销毁档案时必须至少有两人在场，并应在销毁单上签字。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第三十三条 综合档案室应指定专人进行下列统计工作：

1、对档案的收进和移出、全宗和案卷数量、开放和利用等情况进行统计。

2、按照有银河yh0076规定向省、市档案局和省财政厅、省教育厅报送档案工作基本情况统计报表。

第三十四条 档案库房的技术管理工作，应有专人负责，建立和健全有银河yh0076规章制度。

第三十五条 综合档案室应研究和改进档案保护技术，对已破损和字迹褪色的档案，应及时进行修复或复制。

第三十六条 综合档案室应对所存档案和资料的保管情况进行定期检查，遇有特殊情况，应立即向分管院领导报告，及时处理。

第七章  档案的利用与开放

第三十七条 综合档案室所保存的档案，主要供本院利用，如其他单位和个人需要查阅、摘录、复制时，应持单位介绍信，经综合档案室主任或院办主任批准后方可进行，必要时要报请主管院领导审查批准；如需利用的档案涉及学院重大问题或党和国家秘密，须经院长同意；利用者要求复制档案，由综合档案室办理，并按规定合理收费。

第三十八条 档案查阅实行登记制度。档案利用者必须先进行登记，注明利用者姓名、工作部门及要查找利用的档案内容，经允许后方可查阅。

第三十九条 综合档案室设立专门的阅档室，编制手工和电子检索工具，向利用者提供档案目录、全宗指南等。

第四十条 归档光盘不得外借，只能以拷贝或网上传递形式提供利用，利用者不得私自复制、拷贝、修改。利用者可在归档与管理系统终端上查阅本人权限之内的电子文档。

第四十一条 档案提供利用，须严格遵守保密制度，查阅时不能随意离开查阅室，也不得向他人泄露档案秘密。查阅时不得吸烟、喝水，不得私自扩大查阅范围，未经批准不能抄录、复制档案。不准涂改、划圈、撕毁或拆毁档案材料。

第四十二条 综合档案室应积极开展档案编研工作，编篡《学院重要数据汇编》等资料。

第四十三条 对于重要的、珍贵的尤其是孤本档案和资料，一般都不提供原件使用，如有特殊需要，须经综合档案室负责人同意。

第四十四条 综合档案室应采取多种形式，如举办档案展览、陈列等，积极开展档案宣传工作。

第八章 档案工作岗位职责

第四十五条 分管档案工作院领导职责

1、组织全校性的宣传、贯彻和执行《中华人民共和国档案法》及上级银河yh0076于档案工作的各项方针政策的活动。

2、加强对学院档案工作的领导，把档案工作纳入学院的整体发展规划，并列入学院议事日程，督促各部门按上级和学院档案部门要求做好相应工作。

3、银河yh0076心档案工作和综合档案室的建设和发展，从人、财、物上给予支持，及时研究解决工作中的重大问题和困难，逐步改善工作条件，确保档案工作与学院的各项工作协调发展。

第四十六条 各部门档案工作分管领导职责

1、组织本部门人员学习、宣传、贯彻档案法规，执行学校档案工作规章制度，把档案工作纳入本部门的议事日程，重视、支持本部门档案工作。

2、加强与综合档案室的联系，共同做好业务指导、检查、监督工作，确保本部门归档材料的完整、准确、系统，案卷质量符合要求，归档及时。

3、制定本部门档案工作的管理制度，对本部门的兼职档案员工作提出具体要求，并帮助他们解决工作中的实际困难。

第四十七条 综合档案室主任职责

1、认真学习和贯彻执行党和国家银河yh0076于档案工作的方针、政策和法规。

2、按照档案室的职责范围，主持档案室的全面工作。

3、负责拟订学院档案工作计划、规划，进行学期、年度的本室工作总结；拟制和修订档案工作的各项规章制度、管理办法，并认真组织实施。

4、组织实施本室档案工作的标准化、规范化、现代化管理。

5、严格遵守执行各项规章制度，指导院属各单位的档案业务工作。组织召开学院档案员会议，学习传达上级精神，讨论研究学院档案科学管理方法，布置相银河yh0076工作，检查督促任务、制度落实。

6、组织档案人员参加档案业务学习和学术研究活动。

7、抓好档案鉴定、编研和全宗管理工作，组织编制科学合理

的全宗分类大纲和分类方案。

8、调查了解学院档案工作情况，定期向有银河yh0076领导和档案工作委员会汇报工作并提出意见和建议。

9、负责接待、处理有银河yh0076部门和群众来信来访及有银河yh0076档案业务工作对外联系。

10、完成学院领导、院办交办的其他工作任务。

第四十八条 综合档案室工作人员职责

1、认真执行党和国家银河yh0076于档案工作的方针、政策和法规，遵守学院和档案室的一切规章制度，忠于职守，坚持原则，保守秘密。

2、积极参加政治学习、业务学习及学术研究活动，刻苦钻研业务，不断提高综合素质和工作能力。

3、做好归档材料的收集、整理、立卷、归档工作，参与档案编研、开发利用活动。

4、指导院属各部门档案材料的收集、分类、整理、归档工作，按期做好部门档案的移交、催交工作，办好接收手续。

5、服从工作安排，完成领导交办的其他工作任务。

第四十九条 院属各部门档案工作人员职责

1、执行党和国家银河yh0076于档案工作的方针、政策和法规，遵守学校档案工作的规章制度。

2、认真做好本部门文件材料的平时收集、整理、立卷、保管工作，确保归档文件材料的齐全、完整、准确，质量符合要求；根据档案材料形成的特点和归档范围，设置归档类目，合理分类存放。

3、主动接受院办综合档案室的业务指导和监督检查，将应归档的文件材料按要求及时移交院办综合档案室。

4、努力钻研业务，积极参加院办综合档案室组织的业务学习和有银河yh0076活动，不断提高档案工作水平。

5、完成综合档案室布置的其他任务。

第九章  检查、考核、奖励与处罚

    第五十条 综合档案室对各部门档案工作进行定期检查，及时公布检查情况，对工作认真负责、档案管理规范的部门和个人给予通报表扬；对玩忽职守、档案管理混乱的个人及其部门予以通报批评。

第五十一条 建立学院档案工作考评制度。综合档案室组织有银河yh0076人员对各部门档案工作进行年度考评，不合格的部门、个人不能评先评优，从事档案管理工作的专业技术人员当年不能晋升本专业技术职称。学院每两年进行一次全院档案管理工作评优活动，对评选出的先进集体和个人，予以表彰和奖励。

第五十二条 档案工作先进集体评选条件

一、领导重视。各单位有领导分管档案工作，能认真学习、宣传、贯彻《中华人民共和国档案法》等档案法规及学院银河yh0076于档案工作的有银河yh0076规定。档案工作实行了 “三纳入”、“四同步”管理，及时解决档案工作中的问题。

二、组织落实。本单位有专(兼)职档案员，并认真协调地开展工作，档案员工作有变动时，能及时办理交接手续。

三、完成任务好。本单位应归档的文件材料达到了完整、准确、系统；应归学院统一保管的档案能按要求移交给院办综合档案室；案卷质量符合有银河yh0076门类档案的要求；归档及时。

第五十三条 档案工作先进个人评选条件

一、热爱档案工作，努力钻研业务，不断改进工作方法并取得成效。

二、积极协助单位领导宣传贯彻《中华人民共和国档案法》等档案法规及学院银河yh0076于档案工作的有银河yh0076规定，积极参加综合档案室组织开展的各种活动，成绩显著。

三、承担的档案工作任务完成出色；归档的文件材料完整、准确、系统；案卷质量好，符合规范要求；归档、移交及时。

第五十四条 建立档案管理工作责任制和责任追究制。对因档案意识淡薄或工作责任心不强导致档案资料遗失、损坏或拒绝向学院移交档案材料，造成重大经济损失和影响的，追究部门第一责任人和直接责任人责任。

第五十五条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，学院（或报请上级档案行政主管部门）按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理办法，对直接责任人和有银河yh0076责任人予以处罚；构成犯罪的，报请司法机银河yh0076依法追究其刑事责任。

第十章  附  则

    第五十六条 本办法由学院档案室负责解释。

第五十七条 本办法未涉及到的有银河yh0076学院档案管理事项，参照国家和省有银河yh0076档案管理法律、法规及行业标准执行。

第五十八条 本办法自发布之日起施行。原《银河yh0076档案管理办法》（试行）（院发【2011】74号）终止执行。