1、新生入学一个月内，其高考档案由新生录取部门直接移交至辅导员；个别地区有新生自带档案入校情况，新生直接将档案交给辅导员，期间不允许学生本人接触到档案的内容，封口必须完整无损。

2、大学期间，在校学生档案由辅导员直接管理，并负责将大学期间的各种奖惩材料收集整理，归入档案。校内学籍变动时，学生档案直接在辅导员之间进行转交。

3、学生毕业离校，毕业生档案由辅导员负责按学生档案内容的要求进行组档，检查完整无误后统一移交至毕业生档案室。由毕业生档案室，以就业去向通过EMS高校学生档案邮寄专用邮寄转出。或者根据毕业生申请实施档案代管。原则上，毕业生档案不得交由本人自带，绝不允许毕业生个人长期保存档案。

4、中途转学、退学等学籍变动的学生档案，由辅导员转至毕业生档案馆备案。

5、学生因升学、公务员考录等需提前调阅档案的，学生可持调档函前来毕业生档案馆调阅。如档案需要提前转出调阅，需由毕业生档案馆工作人员将学生档案备案后，通过EMS高校学生档案专用邮寄转出。辅导员不得直接将学生档案交给学生个人寄发或携带。大学毕业时的档案材料可由辅导员重新建档，形成原始档案的补充档案。毕业离校时，补充档案由辅导员移交至毕业生档案室，通过EMS高校学生档案专用邮寄转至录取学校或单位档案管理部门，再与原始档案合并存档。

6、毕业生离校前已签约就业的，辅导员统一移交档案，由毕业生档案馆负责按期转至用人单位人事档案管理部门。为保证转寄按时到达，毕业生本人要负责填写档案转寄的详细地址和接收单位，辅导员和就业部门负责核查。

7、毕业生离校前未签约就业的，即可自愿申请档案转回生源地档案主管部门，也可向学院档案馆申请档案留校代管。学校档案代管时限最多1年，期满后毕业生需将毕业档案转回生源地档案主管部门。

8、学生档案是学生成长轨迹的真实记载，其管理和转接是非常严肃的事情。档案外转必须由毕业生档案馆登记备案，规范密封，并以高校学生档案专用邮寄转出，其它部门或个人不得擅自处置。

9、毕业生暂留学校档案，在离校后1年内，毕业生档案室提供档案调档和状态查询事宜。如遇不确定因素出现档案丢失，经核实可予以补办，补办内容仅限大学期间档案。

10、未尽事宜由毕业生档案室负责解释。