为了适应高等学校档案工作发展的需要，加强学校档案和档案工作的科学管理，实现高等学校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，更好地为学校和社会服务，根据《高等学校档案实体分类法》的规定，结合我院档案分类情况，特制定本方案。
一、一级类目的划分与标识
一级类目是我院档案实体分类的最高层次。根据档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十一个一级类目。
一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如“DQ”即dang qun（党群）的简称。（见表一）
表一
各类档案一级类目标识、名称、内容一览表
标识 | 名称 | 主 要 内 容 |
DQ | 党群 | 党群部门形成的文件材料 |
XZ | 行政 | 行政职能部门形成的文件材料（不含教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会类） |
JX | 教学 | 教学管理和教学实践中形成的文件材料 |
KY | 科研 | 科学研究和科研实践中形成的文件材料 |
JJ | 基建 | 主要包括基建管理和基建项目建设中形成的文件材料 |
SB | 设备 | 主要包括仪器设备工作管理和仪器设备购买至报废各个环节中形成的文件材料 |
CB | 出版 | 出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料 |
WS | 外事 | 外事工作管理和外事活动中形成的文件材料 |
CK | 财会 | 财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料 |
SX | 声像 | 学校及校属各部门在职能活动中形成的各种声像材料，录音带、照片、录相带等 |
SW | 实物 | 有银河yh0076本校职能活动和工作范围的各种实物材料，如锦旗、奖状、光荣册、纪念品等 |
二、二级类目的设置和标识
二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案形成的特点，结合档案记述和反映的内容性质进行设置。
二级类目的标识，采用双位制。如“综合”为11，其余二级类目依次为12、13……99，但10、20等带“0”的数字不用。（见表二）
表二
一级类目标识符号 | 二级类目 标识符号 | 名 称 |
DQ （党群） | 11 12 13 14 15 16 17 21 | 党务综合（党委、党总支、直属支部综合材料入此） 纪检、监察 组织 党校、宣传工作、统战（民主党派材料入此） 工会（教代会、妇女工作材料入此） 学生处、团委（学生社团材料入此） 老龄、老干工作 上级党委和党委部门的文件 |
XZ （行政） | 11 12 13 14 15 16 21 | 行政综合（学校评估、校史和系、部、中心等单位综合材料入此） 人事（师资培养材料入此） 审计 保卫（军训、国防教育、武装材料入此） 国资、后勤服务、招标采购 图书、档案 上级领导机银河yh0076的行政文件 |
JX （教学） | 11 12 13 14 | 综合（学生运动会材料） 研究生教育 全日制本、专科教育 成人教育 |
KY （科研） | 11 12 13 | 综合（科研经费管理、学术活动材料入此） 科研课题 论文、著作 |
JJ 基建 | 11 12 | 综合 [按工程项目设置] |
SB （设备） | 11 12 | 综合 [按设备仪器种类设置] |
CB （出版） | 11 12 | 综合 刊物 |
WS （外事） | 11 12 13 14 | 综合 出国（境） 来校 国际合作与会议 |
CK （财会） | 11 12 13 14 15 | 综合 会计报表 会计账簿 会计凭证 工资清册 |
SX （声像） | 11 12 13 14 15 16 17 | 照片 录音带 录像带 幻灯片 磁盘 影视胶片 缩微胶片 |
SW （实物） | 11 12 | 综合（含实物清册） [按实物种类设置] |
三、三级类目的设置和标识
三级类目是对二级类目的细分，其标识方法和符号与二级类目相同。我院根据实际情况，把教学、财会扩展到三级类目。（见表三）
表三
二级类目 标识符号 | 三级类目 标识符号 | 名 称 |
JX13 （本专科生） JX14 （成教生） | 11 12 13 14 15 16 17 18 19 | 综合（含教学评估、优秀教学评奖材料） 学科、专业、实验室建设 招生 学籍管理 课堂教学、教学实践 学位 毕业生 教材 电子学历 |
CK13 （会计账簿） CK14 （会计凭证） | 11 12 13 14 15 | 预算内 预算外 世界银行贷款 资金结算中心 固定资产 |
四、档号结构、模式和标识
（一）档号是存取档案的代号和排架的依据，反映档案的分类体系和物理位置。档号包括年度号、分类号、流水号三个部分：年度号由四位阿拉伯数字组成；分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成；流水号是所选择的分类号中最下位类顺序编码，采取自1开始、从小到大、依次排列的方法。流水号每年编制一次。
（二）档号模式
档号=年度号+分类号+流水号 ： 19XX—XX—OO—1～n
（19XX：年度号 XX：一级类目代号 OO：二级类目代号 1～n:流水号）
流水号按最下位类年度内顺序依次排列。年度用自然年度。
（三）档号的标识
采用汉语拼音的阿拉伯数字相结合的混合号码制。
全宗号、年度号、分类号、流水号之间，用连接符号“—”连接。例如：2001年内容是学校保卫工作、全年流水顺序排列号为25号的一盒档案，可标为：
2001—XZ14—25
